「サイボウズOffice」で社内のスケジュール共有とコミュニケーションを活性化。国内シェアNo1のグループウェアのメリットを解説！ サイボウズ株式会社 執行役員 林田保様
公開日：2018/10/26 ｜ 最終更新日：2019/4/30
社内のコミュニケーションや情報共有を円滑化し業務効率化を遂げるため、専用のITツール・サービスを導入する企業が増えています。現在ではクオリティも操作性の良さも両立したツールや、海外で作られたツールも多く出回っていますが、日本企業が導入しても企業活動にフィットするとは限りません。
そこで今回ご紹介する「日本人の働き方」に合わせて開発されたグループウェア＊1「サイボウズOffice」は、日本企業に最適な形で業務効率化を支援するツールで、使用ユーザーの口コミで広がり、今では国内シェアNO１を獲得しています。
今回はサイボウズ株式会社 執行役員 林田保様にお話を伺い、サイボウズOfficeの特徴や、おすすめの機能と使い方などをお聞きしました。
＊1グループウェアとは、スケジュールやタスクなどの情報共有やコミュニケーションを、組織内で円滑に行う目的で開発されているツールの事
―はじめにサイボウズOfficeの概要をご紹介ください。
創業時の1997年から提供している、数人から300人程度の中小企業を対象にしたグループウェアです。「日本人の働き方にマッチしたサービス」の提供を目標に、開発と改良を重ねてきました。
2011年にクラウド版をリリースしてからユーザー数が伸び、2018年9月28日現在ではユーザー社数60,000社を突破。ノークリサーチ社の「2017年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」グループウェア部門では当社のグループウェアが11年連続シェアNo.1を獲得するなど、高い外部評価もいただいております。
サイボウズOfficeユーザーの9割以上は中小企業ですが、順調に企業規模を拡大した後も引き続きご支援できるようにするため、中堅・大規模組織向けグループウェアの「Garoon」も提供しております。
―サイボウズOfficeを使うことで、どのようなことが可能になるのでしょうか？
社内全体の情報共有とコミュニケーションを効率化するための機能が多数盛り込まれています。
メンバーが個々人のスケジュールや重要連絡事項などをサイボウズOfficeに入力することで、チーム全員がすぐに確認、伝達漏れや共有ミスを防ぐことができます。単に共有するだけでなく、コメント機能を使えば各メンバー同士でコミュニケーションも取れるので、情報のやり取りをよりスムーズに行えます。
メール機能やタスク管理機能、ファイルの保存・管理なども可能なので、「サイボウズOffice」上で様々な業務の集約を行う事が出来ます。
―起業家にとってサイボウズ Officeを使うメリットとは何でしょうか？
PCだけでなくスマートフォン・タブレットからもスケジュールやメールを確認できるため、場所や時間に縛られず情報共有できるという点が挙げられます。
社長自らが営業マンとして社外を転々しなければならない場合でも、社内プロジェクトの進捗状況をしっかり把握できる。社内の報・連・相が円滑に進むようになります。
また、情報共有の体制を整えて「いつでも・どこでも」仕事のやりとりが可能になれば、これまで雇用が難しかったけど優秀な人材にも仕事を任せられ、人材の多様化が図れるようになるでしょう。育児や家事で忙しくて長時間の勤務は難しい方、あるいは地方住まいの方など、オフィスに来られない人や長時間働けない人にもノウハウを持った素晴らしいビジネスマンはたくさんいます。そういった方との情報共有ツールとして活用して頂く事も可能だと思っています。
もうひとつは、従業員を新しく雇用・増員した際に、業務の引き継ぎ作業を省力化できる点です。
サイボウズ Officeのメッセージ機能や掲示板は、一つの課題に対してコメント形式でやり取りができるため、サイボウズ Office上でコミュニケーション取りながら、作業のプロセスを記録することができます。メールなどで作業を進めた場合と比較すると、あとからプロジェクトに参加したメンバーや引継ぎを受けたメンバーも、確認先が明確な上、記録を見れば段取りも把握しやすいので、スムーズに引継ぎを行う事が可能となるでしょう。
―サイボウズ Officeのおすすめの使い方を機能とともにご紹介ください。
サイボウズOfficeを導入したら、最初に「スケジュール」や「掲示板」に情報を記入することから始めてみてください。
スケジュールを使い、各メンバーの予定を日時・参加者・会場など細かく入力すれば、メンバー全体の予定確認・共有が簡単にできるようになります。
掲示板は、重要な連絡事項などを指定した日時に社内に一斉通知することが可能です。情報を受け取った人が確認したことを伝える機能が設けられており、しっかり伝わったか気を揉まずに済みます。またコメントを残すことも可能なので、社員からの疑問点などをその場ですぐに把握し対応することも可能です。
「ワークフロー」機能は、交通費精算書や備品・消耗品購入届・各種申請書類などの紙ベースでやりとりしていた情報をオンライン上に集約し、情報提出や担当者の確認・承認作業を電子化する事が可能となっている機能です。
メンバーから申請があると、担当者トップページの最新情報欄に通知が表示されるため、確認漏れなどの心配もありません。進捗状況の可視化も解りやすい為、把握が行いやすい事も特徴の一つです。
また、「カスタムアプリ」はぜひ活用して頂きたいです。
日報や在庫管理などの業務用アプリケーションやワークシートを作成できます。一から作るのは大変手間ですが、サイボウズOfficeで提供しているテンプレートを使うことで大幅に省力化できます。勿論テンプレートのカスタムは可能です。
また、職種・業種ごとによく使われるツールをまとめた「保険代理店」「税理士・会計士」などのパックも提供しています。こちらは今後も増やしていく予定です。
―サイボウズOfficeを初めて導入する方に向け、どのようなサポートを提供していますか？
サイボウズofficeホームぺージからのメールでのお問合せ、お電話でのお問合せの他、1回90分間の完全予約制で、サービス導入前の疑問点などを個別にご相談いただける「サイボウズ導入相談Cafe」を東京・大阪・愛媛（松山）・福岡の各都市で常設しています。
「本当に社内の課題が解決できるのか」「機能について詳しく知りたい」といったお客様の悩みに専門のスタッフが対応いたします。
ご希望の日にちに合わせてご来店いただけるので、気軽にご相談いただけるのが強みです。また、岩手・山形・山口・鹿児島にも出張してサービス説明を行なっております。些細な事でも構いません。導入前でも導入後でもお気軽にわたくし共にご相談をして下さい。
―セキュリティ体制はどのようになっていますか？
クラウド版ではIPアドレス制限や、ユーザー名・パスワード・個別サブドメイン「知っていることによる認証」の2段階認証でセキュリティを強化しお客様の情報をしっかりと守っています。有料ですが、セキュアアクセスのサービスも提供しています。
くわえて東日本・西日本の2拠点でデータのバックアップを取るなど、大切なデータを守る為の対策は万全です。
―サイボウズOffice導入企業の事例をご紹介ください。
訪問美容のサービスを提供されている企業様のものがあります。
ローカルの表計算ソフトを使い営業データを管理していましたが、サイボウズOfficeを導入した後はカスタムアプリを使って営業数字を可視化するようになりました。営業担当のモチベーションアップに成功し、新規受注件数を伸ばせたうえ、スマートフォンで出先からでも営業報告ができるようになったので、残業時間がカットできたという事例があります。
―料金体系を教えていただけますか？
30日間の無料お試し期間のある「クラウド版」の料金をご紹介いたします。
クラウド版の場合、スタンダードコースは1ユーザーあたり500円/月(5,880円/年)、プレミアムコースは1ユーザーあたり800円/月(9,405円/年)です。
スタンダードコースはほとんどの基本的な機能をご使用いただけますが、カスタムアプリにのみ使用制限がかかっています。一方、プレミアムコースはすべての機能をお使いいただけます。
まずは、30日間の無料お試し期間をご利用頂き、使用感を確認しながら導入の検討を行ってみて下さい。
> サイボウズOffice－価格（クラウド版）
また、自社サーバーの環境に設置可能なパッケージ版のご用意もございます。
―最後に起業家のみなさんへメッセージをお願いします。
弊社では「使いやすさ」に徹底的にこだわり、ユーザーの方のご負担・ご不便を少しでも軽減しようと努めています。
高機能化・多機能化することでお客様のニーズに答えようとしているグループウェアツールもありますが、弊社はそうした戦略はとりません。実際、搭載を検討していたけれど、「使いにくくなる」という理由で見送った機能もたくさんあります。
ITツールの操作に慣れているかどうかにかかわらず、サイボウズOfficeに少しでもご興味があれば、いつでもお気軽にご相談ください。
サイボウズ株式会社 企業・事業紹介
サイボウズは、1997年に代表取締役社長 青野慶久氏ら3人のメンバーで立ち上げた企業です。日本企業の働き方に適した機能を搭載した「サイボウズOffice」や「Garoon」などのグループウェアのほか、アプリ・システム開発サービスの「kintone」やメール共有サービスの「メールワイズ」を展開しています。
サイボウズOfficeは延べ60,000 社以上の国内企業に導入されており、国内グループウェア市場においては11年連続でシェアNo.1を獲得するなど高い実績を誇っています。
住所 【東京本社】〒103-6028東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
ホームページ サイボウズ株式会社
サイボウズOffice
ホームページ ニッポンのグループウェアーサイボウズOffice
お問合せ サイボウズOffice－お問合せ
お電話 03-4306-0800 月～金 9:00～12:00 、13:00～17:30（祝日・年末年始は除く）
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